Wie viel Zeit verbringt man damit, Mails in bestimmte Ordner zu verschieben um ein übersichtliches Ablagesystem zu erhalten? Wie viele dieser Mails werden versehentlich in den falschen Ordner verschoben oder einfach übersehen? Die eingebauten Mailfilter unserer EFM Zimbra Accounts, können Ihnen sehr viel Arbeit ersparen

Unlängst nach der erfolgten Ebay Auktion war es wieder soweit: ziemlich viele Statusmeldungen von Ebay, die man nicht notwendigerweise (sofort) lesen muss, aber auf keinen Fall löschen kann, sammeln sich im Posteingang. Noch “schlimmer” ist es mit der alten Maillingliste, auf der ich schon seit Jahren Mitglied bin: Hier erreichen mich tägliche 3-5 Mails, ich komme aber nur am Wochenende dazu sie auch zu lesen. Das manuelle Verschieben der Mails in einen Ordner kostet Zeit.

In vielen Fällen kann man das aber automatisieren. Dafür gibt es Mailfilter. Um einen Filter anzulegen, loggen Sie sich im Webinterface Ihres EFM Zimbra Accounts ein, wählen dann “Einstellungen” und unter “Mail” den Punkt “Filter”. Dort klicken Sie auf “Neuer Filter”. Es öffnet sich ein Dialogfenster: Sie können in diesem Dialog Filterkriterien (“Bedingungen”) und Filteraktionen festlegen. Versuchen Sie die Bedingungen so präzise wie möglich festzulegen. Ein Filter, der nach einem Teil des Betreffs sucht, funktioniert oft nicht gut und führt manchmal zu unerwünschten Resultaten. Bessere Filterbedingungen sind “Von” sowie “An oder CC”, insbesondere wenn Sie die Bedingung mit “entspricht genau” definieren können. Sie können auch mehrere Bedingungen angeben, wobei diese Bedingungen entweder alle gleichzeitig (“Wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind”) oder nur eine der Bedingungen erfüllt sein müssen (“Wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist). Letzteres ist meist aber nicht sinnvoll.

Nachdem Sie die Filterbedingungen genügend genau beschrieben haben, können Sie in der Filteraktion festlegen, was mit einer Mail passieren soll, auf die diese Bedingungen zutreffen. Hier können Sie z.B. den Ordner auswählen, in den die Mail verschoben werden soll. Sie können auch die Markierung der Mail mit einem Tag vorsehen. Es sind auch mehrere Aktionen nacheinander ausführbar (z.B. verschieben in einen Unterordner und danach noch markieren mit einem Tag).

Wichtig ist noch das Flag “Keine weiteren Filter anwenden” welches standardmäßig aktiviert ist. Nur wenn Sie möchten, dass nachfolgende Filter auch noch auf diese Mail angewandt werden (sofern die Filterkriterien der nachfolgenden Filter zutreffen), deaktivieren Sie dieses Flag. Die Reihenfolge der Filterabarbeitung ist von oben nach unten. Sie können die Reihenfolge der Filter jederzeit anpassen.

Noch ein Wort zur Vorsicht: Filter können erstaunliches leisten, bergen aber ein gewisses Fehlerpotenzial. Das gilt vor allem dann, wenn die Filterbedingungen nicht präzise genug definiert wurden. Sehen Sie insbesondere von Filtern ab, die Mails einfach löschen (Filteraktion “Verwerfen”). Bei unserer Hotline laufen oft Anfragen auf, in denen behauptet wird, Mails seien nicht angekommen. Oft hat dann ein Filter unbeabsichtigterweise die vermisste Mail gelöscht…